Bid Document(입찰서류)

발주자가 특정 Project를 발주를 위해 입찰에 필요한 정보를 입찰자에게 주기 위해서 작성한 서류로 주요내용은 Project에 대한 소개, 공급범위, 기술사양, 공기(납기), 보증사항, 공사현장에 관한 정보, 계약조건, 입찰방식 등이 규정되어 있다. 입찰전에 PQ를 실시하지 않은 경우에는 Post Qualification에 필요한 자료를 요청하기도 한다.

일반적으로 다음과 같이 구성되어 있으며 이 입찰서류 일체를 Bid Package라고도 부르며 입찰 시 Bid Package를 구입하면 PDF 문서로 제공하는 경우가 일반적이므로 모든 문서들이 포함되었는지 확인하는 것이 매우 중요하다.

Invitation Letter To Bid(입찰초청장)

Instruction To Bidders(입찰안내서)

Bid Form(입찰양식)

Condition Of Contract(계약조건)

Bid Specification(입찰사양서)

도면류 등

Invitation Letter To Bid (입찰초대장)

발주자가 입찰자에게 특정 Project 입찰에 참가하도록 요청하는 서류를 말하며 입찰서류의 Cover Letter라 할 수 있다. 일반적으로 날짜, Project 개요와 위치, 입찰서의 구입, 입찰문서 제출과 개찰장소, 개찰 일시, 평가절차 등을 포함하고 있다.

Instruction To Bidders(ITB, 입찰안내서)

일반적으로 ITB라고 부르는 용어로 입찰 시 입찰자가 준수해야 할 사항 또는 주의해야 할 사항을 알려주는 문서를 말하며 입찰자가 입찰서류를 수령해서부터 준비해야 할 사항을 지시하는 동시에 입찰에 필요한 서류나 절차 등을 명확하게 규정하는 것이 보통이다.

아울러 Proposal 작성시 목차구성, 기술적인 대안 제출방법, 입찰 전 Tender Meeting 개최방법, 현지안내절차, 입찰서 제출절차, 입찰서의 변경/수정 또는 철회절차, 입찰유효기간 등도 규정한다.

이와 함께 포함되는 중요한 사항으로, 상기에 언급한 필요조건이 충족되지 않은 입찰서는 정당한 입찰서로써 인정되지 않는다.

최저 입찰가격을 제출한 업체를 반드시 선정하는 것은 아니다.

부정한 입찰서가 발견되면 입찰서를 몰수하고 무효로 한다.

모든 입찰내용이 만족하지 않을 경우에는 발주자는 입찰내용에 구속되지 않고, 모든 내용을 거부 또는 재입찰을 실시할 수 있다.

등이 명시된다.

Bid Form(입찰양식)

입찰자가 입찰참가를 위해 입찰서를 작성할 때 포함해야 하는 입찰내용과 기재방법을 규정하는 문서를 말하며, 발주자가 입찰자들이 제출한 Proposal에 대한 평가를 할 때에 입찰자들을 비교, 주요사항 정리 등을 쉽게 할 수 있도록 각 입찰자의 견적내용의 표시를 동일하게 하도록 작성양식을 규정한 것으로 입찰서의 중요사항의 요약이라고도 한다.

일반적으로 규정되어 있는 것은 입찰금액, 기술적인 대안에 대한 금액, Project Schedule, 입찰보증, 이행보증 등을 작성하는 방법에 관한 사항이다.