Bid Closing이란 입찰서의 제출이 끝난 것을 말하며 입찰안내서(ITB)에 접수마감일, 접수장소, 절차 등이 명시된다. 입찰서를 밀봉하고 지시된 Project명 등을 표기하여 ITB에 규정한 방식에 따라 e-mail, 우송, 탁송 또는 직접 지참하여 지정장소에 제출하지만,

제출기한이 늦으면 즉각 실격이 되는 경우와 운송 도중에 사고, 분실, 통관 목적으로 개봉될 수 있고, 고의적인 개봉에 의해 내용이 누설될 수도 있으므로 안전을 기하기 위해서 마감일에 직접 지참하는 경우가 많다. 그러나 최근에는 Covid-19로 인해 비접촉 방식을 선호하여 e-mail에 의한 제출도 규정하는 입찰도 있다.

공개입찰의 경우 마감 직후에 개찰이 되는 경우가 많지만 개찰일이 다른 날인 경우나 비공개입찰의 경우는 정확하게 입찰서가 제출되었다는 확인서(접수증 발행 등)를 받아 보관해야 하며, 입찰마감 후 입찰서의 철회나 수정은 인정되지 않지만 마감 전은 가능하다.

입찰공고부터 입찰마감까지 특정 Project의 내용에 따라 적당한 입찰기간이 설정되어 있지만 다음과 같은 이유에서 입찰기간이 연장되는 경우가 있으며, 이 경우에는 새로운 입찰일을 서면이나 Fax, E-mail 또는 신문 등의 간행물에 의해 모든 입찰참가자들에게 알린다.

입찰서를 준비하는 기간이 불충분하다는 입찰자의 불만이 많은 경우.

입찰안내서의 미비, 오류가 나타나고 이들을 수정한 서류나 추가서류가 발생된 경우.

입찰서류의 내용(공급범위, Project Schedule, 계약조건 등)이 변경되었을 경우.

공개입찰의 경우에는 모든 입찰자들이 밀봉하여 제출한 입찰서를 미리 정해진 날짜, 장소, 절차에 따라 개봉하는 것을 말한다. 입찰 마감일에 개찰이 이루어지는 경우가 많지만 시간차이를 약간 두고 실시되는 경우도 있다.

입찰절차의 공정성을 유지하기 위해 개봉시에 모든 입찰가격이 소리 내어 읽혀지고 기록되어 전 입찰자에게 입찰한 가격이 알려지며 또한 동시에 입찰이 규정대로 정확히 이루어지고 있는지 입찰절차를 중심으로 확인을 한다.

예를 들면, 입찰안내서에 규정한 사항 중 Bid Bond가 정확히 제출되어 있는지, 요구한 대표자의 서명이나 인감이 있는지 공란은 메워져 있는지, 제출해야만 하는 서류, 도면이 필요한 부수가 첨부되어 있는지 등이며 규정을 벗어난 경우는 실격이 되는 경우도 있다.

또한 입찰가격에 사용하는 통화(??)는 입찰자의 자유지만, 입찰가격의 비교상 입찰일의 환율을 적용하는 규정이 있는 경우는 그날 환율 확인을 하는 경우도 있다. 개찰 후 발주자 측은 입찰서 평가작업에 들어가게 된다.