입찰 전에 입찰업체들이 입찰안내서에 발견한 오류, 의문점 등을 발주자에게 문서로 질문하여 분명하게 하거나 반대로 발주자가 입찰 후에 입찰업체가 제출한 입찰내용에 관한 오류나 의문점 등을 명확하게 하는 것을 말한다.

입찰자는 발주자에게 입찰 전에 질문하고 싶은 내용을 Fax, E-mail 또는 서면으로 제출하고, 응답을 요구할 수 있으며, 이 질문과 응답은 입찰마감 전(일반적으로 Bid Close 2주 전, ITB에 규정하고 있으므로 반드시 확인사항)에 원칙적으로 모든 입찰참가업체들에게 통보하여 경쟁업체들에게도 동일한 문제점을 알려준다.

Pre-Bid Meeting이나 다른 방법으로도 입찰서류에 대한 궁금한 사항에 대하여 명확한 해석 등에 대해서 확인할 수 있지만 공식적인 기록으로 남아 있지 않은 것은 모두 비공식으로 취급되어 구속력이 약하다.

 

입찰 후에 Clarification은 단지 의문점과 불명확한 점을 명확하게 해주는 것뿐만 아니고 복잡한 Project에서는 각 입찰자들간 차이를 가능한 동일 기준으로 평가할 수 있도록 질의응답이 이루어진다.

 

Clarification을 위해서 서면만으로는 오류나 궁금한 사항을 전부 열거할 수 없을 경우도 있기 때문에 Clarification Meeting을 개최하는 경우가 많으며 Clarification Meeting 결과는 회의록으로 남겨, 후에 계약협상에도 사용되지만 기록에 남지 않는 사적인 협의를 통해서 경쟁상대의 입찰내용을 알아내거나 또는 자사의 우위성이나 타사의 약점을 알려주는 기회도 될 수 있다.