Pre-Bid Meeting :입찰 전 회의

입찰서류를 발행하고 입찰을 시작한 날부터 입찰서 제출일까지 기간 중에 발주자가 입찰참가업체 전부를 소집하여 개최하는 회의를 말한다.

회의 개최일은 ITB(Invitation To Bidders – 입찰안내서)에 기재되어 있으며 개최장소는 발주자의 사무소나 Project 현장에서 행해지는 경우도 있으며 이 경우 현장설명회, 줄여서 현설이라고도 한다.

회의목적은 발주자로부터 Project 내용, 입찰내용의 설명이나 입찰자 측으로부터 질문을 받는 등에 대한 정보교환이며, 또한 입찰내용을 명확하게 하는 것이다.

Pre-Bid Meeting에서 협의된 질의응답은 공식적인 입찰안내서의 보충자료로써 모든 입찰자에게 배포되는 경우도 있으며 후일 이러한 사항들도 계약의 일부분으로 효력을 갖는 경우가 있으므로 Proposal 작성시 유의해야 한다. 그러나 어떤 경우에는 Pre-Bid Meeting이 의무적인 참석을 요구하는 것은 아니다.